Vereins-Website übergeben: die Checkliste

Wenn du gerade eine Vereins-Website übergeben sollst – oder übernehmen –, dann vorab die unangenehme Nachricht: Die Dinge, die bei einem Vorstandswechsel wirklich verloren gehen, sind meist nicht die, die auf der Liste stehen.

Wir haben nachgeprüft. Der Leitfaden des Paritätischen zum Vorstandswechsel („Übergabe – Wie der Vorstandswechsel im Verein gelingt“) führt in seiner Übergabe-Checkliste Satzung, Freistellungsbescheid, Vereinsregisterauszug und vier Versicherungen einzeln auf. Die Wörter Domain, Hosting, Webspace, Website, Homepage, E-Mail und Social Media kommen im ganzen Dokument kein einziges Mal vor. Der gesamte digitale Besitz des Vereins steckt in einem einzigen Aufzählungspunkt: „Passwörter und Log-in-Daten“ – direkt neben „Schlüsselliste“.

Das ist kein Vorwurf; der Leitfaden ist für eine Welt aus Papier und Schlüsseln geschrieben. Aber er zeigt, wie Vereine die Kontrolle über ihre Website verlieren. Streit ist selten im Spiel; meistens hört einfach jemand auf. Der Webmaster, der die Website seit zwölf Jahren betreut, gibt ab, alle sind hilfsbereit – und niemand weiß, was „die Website“ eigentlich ist.

Vereins-Website übergeben: es sind sechs Dinge, nicht eins

Der neue Vorstand fragt „Wer hat die Website?“ und bekommt einen Namen. Die Frage führt in die Irre: Sie unterstellt, dass es ein Ding gibt, das einer Person gehört. Tatsächlich sind es sechs getrennte Sachen, und jede kann bei einer anderen Firma liegen, auf einem anderen Konto, bei einer anderen Person.

1. Die Domain – die Adresse selbst, euer-verein.de. Wem sie gehört, steht als Eintrag in einer Datenbank – der Verein? Oder der Mensch, der 2011 das Formular ausgefüllt hat? Wem die Domain gehört, entscheidet still über alles andere auf dieser Liste.
2. Der Hosting-Vertrag – der Speicherplatz, auf dem die Website liegt. Ein eigener Vertrag, oft bei einer anderen Firma als die Domain. Auf wessen Namen läuft er, und von welchem Konto wird abgebucht?
3. Wohin die Domain zeigt – Domain und Hosting hängen nur über eine Einstellung zusammen. Die Domain ist das Schild, das Hosting das Grundstück; wer das Schild hat, kann es umhängen.
4. Der Login zur Website – dort werden die Texte geändert: WordPress, ein Baukasten oder hochgeladene Dateien. Gibt es ein gemeinsames Passwort, das seit 2018 niemand angefasst hat, oder hat jeder seinen eigenen Zugang?
5. Die E-Mail-Adressen des Vereins – vorstand@, kasse@. Sie hängen oft am Hosting-Paket, manchmal woanders, und sie sind der Generalschlüssel: Wer das Postfach liest, kann bei fast allem anderen „Passwort vergessen“ klicken.
6. Die Konten außerhalb der Website – Google-Unternehmensprofil, Facebook-Seite, Instagram, Newsletter-Tool. Angelegt von verschiedenen Leuten in verschiedenen Jahren; der Leitfaden führt sie nicht auf, und bei Übergaben fallen sie oft hinten runter. Beim Google-Unternehmensprofil gibt es zwei Rollen, Inhaber und Verwalter, und pro Profil genau einen Hauptinhaber – nur Inhaber dürfen Leute hinzufügen oder entfernen. Mit der Verwalter-Rolle kannst du die Öffnungszeiten pflegen, aber beim nächsten Wechsel nichts weitergeben.

Die Rechnung verrät mehr als jedes Passwort

Bitte den scheidenden Webmaster als Erstes um die letzte Verlängerungsrechnung. Rechnungen sind zuverlässiger als Erinnerungen, und eine einzige beantwortet drei Fragen: bei welcher Firma die Sache liegt, auf wessen Namen der Vertrag läuft und von welchem Konto abgebucht wird.

Landet die Hosting-Rechnung im privaten Postfach des alten Kassenwarts und geht von seinem Konto ab, ist der Vertrag seiner – egal, wer sie ihm erstattet. Da hat niemand etwas falsch gemacht; ihr müsst es nur wissen, um es geradezuziehen.

Für .de-Domains gibt es eine Abkürzung. Die DENIC veröffentlicht in ihrem Whois unterschiedlich viel, je nachdem, wer Inhaber ist. Bei juristischen Personen – ein e. V. gehört dazu – stehen Name und Anschrift, E-Mail, Telefon, Registrierungsdatum und der zuständige DENIC-Mitgliedsprovider öffentlich da. Bei natürlichen Personen sind nur Registrierungsdatum und Provider sichtbar; die persönlichen Daten bleiben geschützt.

Daraus wird ein Zwei-Minuten-Test: Schlag eure Domain nach. Steht da euer Vereinsname mit Anschrift, gehört sie dem Verein. Kommen nur ein Datum und ein Providername zurück, ist eine natürliche Person eingetragen – und die Frage lautet nur noch, welche.

An euren eigenen Datensatz kommt ihr über den DENIC-Weg für Domaininhaber: „Informationen zum Domaininhaber“ wählen, Postleitzahl oder die hinterlegte E-Mail-Adresse angeben – die DENIC schickt euch einen Link mit zeitlich begrenztem Zugriff. Weiß niemand im Verein, welche Adresse hinterlegt ist, habt ihr die Antwort schon.

Zwei Gewohnheiten, damit das nicht wieder passiert

Erstens: Jedes Konto läuft auf eine Vereinsadresse. Nicht auf das private GMX-Postfach des Schriftführers. Eine Adresse wie vorstand@euer-verein.de kann man weiterreichen, ein privates Postfach nicht. Person geht, Konto bleibt. Wenn ihr eine einzige Sache umsetzt, dann diese.

Zweitens: Schreibt die Inventur auf – dort, wo der nächste Vorstand sucht. Eine Seite reicht. Pro Zeile: was es ist, bei welcher Firma es liegt, auf welchen Namen der Vertrag läuft, wann er sich verlängert, wer Zugriff hat. Keine Passwörter hinein – das ist eine Landkarte, kein Tresor; die gehören in einen Passwort-Manager, dessen Zugang der Vorstand kennt. Legt die Landkarte dahin, wo bei euch die Schlüsselliste liegt. Auf dieselbe Liste gehört übrigens das Impressum: Mit einem neuen Vorstand ändern sich meist auch die Angaben dort.

Der Fairness halber: Wir bauen Websites, unter anderem für Vereine – wir haben also ein offensichtliches Interesse daran, dass ihr uns anruft. Deshalb ganz deutlich: Für diese Inventur braucht ihr niemanden. Und wer eure Domain beim Anbieterwechsel nicht auf den Verein eintragen will, hat die Frage schon beantwortet.

Was du diese Woche machst

• Such die letzte Hosting-Rechnung heraus – Firma, Name und Konto stehen alle drauf.
• Schlag eure Domain im DENIC-Whois nach: Steht der Verein selbst dort, oder nur ein Datum und ein Provider?
• Schreib die Konten außerhalb der Website auf: Google-Profil, Facebook, Instagram, Newsletter. Wer hat dort jeweils die höchste Rolle?
• Stell dem scheidenden Webmaster vier Fragen: Wo liegt die Domain? Wo das Hosting? Wo die E-Mails? Wer hat welchen Zugang?

Wer eure Website zwölf Jahre lang ehrenamtlich betreut hat, hilft fast immer gern weiter. Nur zieht so jemand irgendwann um oder erinnert sich nicht mehr an ein Passwort von 2014. Fragt ihn, solange er noch beim Sommerfest am Tresen steht.