Impressum und Datenschutz ohne Juristendeutsch

Ein Impressum und eine Datenschutzerklärung sind auf deiner Firmen-Website keine Kür, sondern Pflicht. Die gute Nachricht: Der Aufwand ist kleiner, als du denkst. Du brauchst zwei zusätzliche Seiten, einen Nachmittag und ein bisschen Ehrlichkeit darüber, was deine Website eigentlich tut. Der Rest ist verstehen, welche Angaben gemeint sind, statt einen Textbaustein zu kopieren, den du selbst nie liest.

Vorweg, weil es wichtig ist: Ich bin kein Anwalt, und dieser Text ist keine Rechtsberatung. Was hier steht, sind die groben Züge. Wenn dein Fall besonders ist — Heilberuf, Handwerk mit Kammerzugehörigkeit, Gastro mit Lieferdienst, Verein mit Mitgliederdaten — lass einmal jemanden draufschauen, der beraten darf: einen Anwalt. IHK und Innung haben Merkblätter, die dir die Richtung zeigen; deinen konkreten Text lesen sie nicht gegen. Einmal machen, nicht jedes Jahr.

Was in einem Impressum steht

Das Impressum beantwortet eine einzige Frage: Wer steht hinter dieser Seite, und wie erreiche ich diese Person? Deshalb steht dort im Kern das, was du auch auf einen Briefkopf schreiben würdest. Was genau dazugehört, hängt von deiner Rechtsform und deinem Beruf ab:

• Dein voller Name, bei einer Firma zusätzlich die Firmierung so, wie sie eingetragen ist. Bei einer GmbH oder UG kommt die Geschäftsführung dazu.
• Eine ladungsfähige Anschrift — also eine, unter der dich Post tatsächlich erreicht, kein reines Postfach. Das ist der Punkt, an dem viele hängen: Bei einem Einzelunternehmen ohne Büro läuft es meist auf die Wohnadresse hinaus.
• Eine E-Mail-Adresse. Eine Telefonnummer ist in der Praxis üblich und erspart dir die Diskussion, ob du schnell genug erreichbar bist.
• Handelsregister und Nummer, falls du eingetragen bist. Bei Vereinen entsprechend das Vereinsregister.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls du eine hast. Deine Steuernummer ist damit nicht gemeint — die kannst du für dich behalten.
• Bei manchen Berufen zusätzlich Kammer, Berufsbezeichnung und das Land, in dem sie verliehen wurde. Betrifft zum Beispiel Ärzte, Steuerberater, Architekten, teils auch Handwerk.

Und dann muss das Ding gefunden werden. In der Praxis heißt das: ein Link im Footer, sichtbar auf jeder Seite, beschriftet mit „Impressum“. Wer sich erst durch Untermenüs klicken oder ein PDF herunterladen soll, sucht meist gar nicht erst weiter.

Die Datenschutzerklärung ist eine Beschreibung, keine Behauptung

Hier machen die meisten kleinen Websites denselben Fehler: Sie kopieren eine Datenschutzerklärung von irgendwoher, in der Analytics, Werbe-Pixel, Newsletter-Tool und Bewerberportal erklärt werden — obwohl die Seite nichts davon nutzt. Das ist nicht nur nutzlos, es ist schlicht falsch. Die Erklärung soll beschreiben, was deine Seite tatsächlich macht.

Setz dich also erst hin und schreib auf, was auf deiner Website an Daten anfällt:

• Server-Logs. Hat praktisch jede Website. Dein Hoster protokolliert Zugriffe.
• Kontaktformular. Wenn du eins hast: Welche Felder, wohin gehen die E-Mails, wie lange hebst du sie auf?
• Schriften und Karten. Lädt deine Seite Schriften oder eine eingebettete Karte von einem fremden Anbieter nach? Dann fließen Daten deiner Besucher zu einem Dritten, bevor die irgendwo zugestimmt haben. Das sieht man bei kleinen Seiten oft, und es lässt sich meist vermeiden: Schriften kann man selbst hosten, eine Karte durch einen Link und eine Adresse ersetzen.
• Statistik-Tools. Wenn du eins nutzt: Welches, und was tut es?
• Eingebettete Videos, Buchungstools, Bewertungs-Widgets. Alles, was von einer fremden Domain nachgeladen wird.

Diese Liste ist deine halbe Datenschutzerklärung. Alles, was nicht auf der Liste steht, gehört auch nicht in den Text.

Cookie-Banner: oft brauchst du gar keinen

Viele kleine Betriebsseiten bauen ein Cookie-Banner ein, weil „das hat ja jeder“. Aber ein Banner ist kein Deko-Element, sondern eine Einwilligung. Wenn deine Seite gar nichts Einwilligungspflichtiges tut — keine Tracking-Tools, keine fremden Einbettungen, nur ein Kontaktformular und selbst gehostete Schriften — dann brauchst du in der Regel auch keins.

Der ehrlichere Weg ist meist andersherum: erst die Dinge rauswerfen, die du nicht wirklich brauchst, dann schauen, was übrig bleibt. Eine Seite ohne fremde Einbettungen ist datenschutzrechtlich einfacher zu erklären, lädt schneller und nervt deine Besucher nicht mit einem Klick, bevor sie überhaupt deine Öffnungszeiten sehen.

Woher du die Texte bekommst

Es gibt kostenlose Generatoren, es gibt welche von Anwaltskanzleien, und viele IHKs stellen Muster bereit. Alle funktionieren nach demselben Prinzip: Du klickst dich durch Fragen, am Ende fällt Text heraus.

Der entscheidende Schritt kommt danach, und den überspringen fast alle: Lies den Text durch, den du bekommen hast. Zeile für Zeile. Streich raus, was nicht stimmt. Wenn dort steht, dass du einen Newsletter versendest, und du versendest keinen — weg damit. Wenn dort noch ein Platzhalter wie „[Ihr Unternehmen]“ steht, füll ihn aus. Solche Platzhalter stehen erstaunlich oft noch drin, wenn man sich kleine Websites einmal genauer ansieht.

Und setz dir eine Erinnerung für in einem Jahr. Nicht weil die Seiten ablaufen, sondern weil Betriebe sich ändern. Du ziehst um, die Nummer wechselt, ein Buchungstool kommt dazu. Dann stimmt die Erklärung still und leise nicht mehr.

Was du diese Woche machen kannst

Nimm dir eine Stunde. Öffne deine Website auf dem Handy und geh die Liste durch:

1. Ist von jeder Seite aus ein Link „Impressum“ und einer „Datenschutz“ erreichbar?
2. Stimmen die Angaben im Impressum noch? Alte Telefonnummer, alte Adresse, alter Firmenname — sowas veraltet leise.
3. Steht in deiner Datenschutzerklärung irgendetwas, das deine Seite gar nicht tut? Raus damit.
4. Lädt deine Seite Schriften, Karten oder Videos von fremden Domains? Wenn du es nicht weißt, frag die Person, die die Seite gebaut hat.

Danach lass es liegen und kümmere dich um die Teile, die dir Kunden bringen. Ehrlich gesagt zählt für dein Geschäft deutlich mehr, ob deine Seite das Nötige überhaupt abdeckt und ob deine Öffnungszeiten und Kontaktdaten auffindbar sind, als jede perfekt formulierte Klausel. Bei Foliovo sind Impressum und Datenschutz von Anfang an als eigene Seiten angelegt, mit den Angaben aus deinem Betrieb — den Text einmal selbst zu lesen nimmt dir aber auch das nicht ab.